Política de
privacidad.

Identificación del responsable: De conformidad con los artículos 3.h y 5.1.h de la Ley N.º 8968 y el artículo 2.s del Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP, se identifica formalmente al Responsable de la Base de Datos que administra el sitio web topo-tools.com, el portal de clientes, las APIs del servidor y la aplicación TopoTools Desktop:

Esta Política cubre la información que aportas, la generada al usar el Servicio y la recibida de terceros por instrucción tuya. Se complementa con los Términos y condiciones.

Categorización de datos: Para la prestación del Servicio, TopoTools recopila y trata únicamente los datos personales estrictamente necesarios, clasificados en las siguientes categorías:

a) Datos de cuenta y perfil: Identificador único de Google, nombre completo, correo electrónico verificado, empresa (cuando se suministre), estado de la cuenta, plan de suscripción y fechas asociadas.

b) Datos de sesión y seguridad: Cookies de sesión técnica indispensables (HttpOnly, SameSite=Lax, duración 7 días; datos temporales OAuth vencen a los 10 minutos), dirección IP, encabezados HTTP, navegador, versión de sesión y registros de eventos para prevención de fraude.

c) Datos de transacciones financieras: Producto adquirido, monto, moneda en colones (CRC), método de pago y referencias de transacción expedidas por ONVO. TopoTools NO recopila, procesa ni almacena números de tarjeta de crédito/débito completos, códigos CVV ni contraseñas bancarias.

d) Datos de licencia y equipo: Identificadores de licencia, huella criptográfica de hardware (hardware fingerprint), plataforma, versión del sistema operativo y registros de activación técnica.

e) Contenido aportado para funciones: Imágenes o documentos PDF enviados para OCR, archivos de ejemplo, nombres de documentos solicitados y mensajes de soporte.

f) Agenda local de contactos (Desktop): Nombres, teléfonos y correos electrónicos importados opcionalmente por el usuario en TopoTools Desktop desde Google Contactos o archivos VCF/CSV.

Datos operativos adicionales: Se incluyen estados de pago y renovación, saldos de asistencias, códigos de referido y recompensas; solicitudes, identificadores, fechas, consumo, resultados, proveedor de procesamiento y fallos; así como nombre y correo de contacto para solicitudes documentales y respuestas a encuestas externas que decidas completar. La agenda también puede incorporar contactos agregados manualmente.

Finalidades explícitas: Tratamos tus datos exclusivamente para: (i) autenticar, administrar y proteger tu cuenta; (ii) gestionar licencias y suscripciones; (iii) ejecutar las lecturas OCR y dibujo CAD solicitados; (iv) emitir comprobantes y atender las obligaciones de facturación aplicables; (v) brindar soporte técnico; y (vi) cumplir con obligaciones legales y tributarias costarricenses.

Base de licitud: El fundamento jurídico de licitud es tu CONSENTIMIENTO EXPRESO, LIBRE E INFORMADO conforme a la Ley N.º 8968 y el Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP, salvo las excepciones previstas por ley. Los datos necesarios para ejecutar el servicio contratado se utilizan exclusivamente para esa finalidad. Cuando resulte aplicable el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD), la ejecución contractual se atenderá conforme a su artículo 6.1.b, sin sustituir las exigencias del ordenamiento costarricense.

Garantía de no comercialización ni perfilado: En estricto apego al ordenamiento jurídico costarricense, se EXCLUYE expresamente la figura del 'interés legítimo' para justificar el tratamiento de datos personales no exceptuados por ley. Garantizamos que tus datos personales y contactos NO se venden a terceros, NO se usan para publicidad no solicitada o retargeting, y NO se emplean para el entrenamiento de modelos de inteligencia artificial generales.

Operaciones comprendidas: Las finalidades anteriores incluyen gestionar compras, recargas, referidos y equipos; detectar fraude y abuso; conservar la continuidad de las tareas; crear la agenda local y facilitar comunicaciones seleccionadas por ti. Para evitar reprocesamientos, una huella SHA-256 permite reconocer imágenes idénticas y reutilizar el resultado conforme a las condiciones de caché y retención de esta Política.

Declaración de Uso Limitado: De conformidad con la Google API Services User Data Policy y los requisitos de USO LIMITADO (Limited Use Requirements): (i) la información recibida de las APIs de Google se utiliza exclusivamente para brindar y mejorar las funciones visibles de la aplicación; (ii) los datos no se transfieren a terceros salvo instrucción explícita del usuario o requerimiento legal; (iii) no se utilizan con fines publicitarios; y (iv) ninguna persona humana lee tus datos de Google, salvo con tu autorización explícita para soporte técnico.

Los datos de Google no se venden ni se entregan a corredores de datos, no se utilizan para perfiles crediticios, no se usan para entrenar modelos generales de inteligencia artificial ni se exponen a otros usuarios.

Estándares de seguridad: Aplicamos medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas para proteger tus datos personales contra destrucción, pérdida, alteración o acceso no autorizado (Ley N.º 8968, Art. 10; Decreto N.º 37554-JP, Art. 34 y 35).

Cifrado y almacenamiento local: En TopoTools Desktop, las credenciales OAuth de Google se resguardan de forma segura en el equipo local mediante DPAPI (Windows) o Keychain (macOS) integrados al sistema operativo. La agenda de contactos se almacena localmente en formato JSON en el directorio privado de la aplicación del usuario y NO se carga al servidor de TopoTools.

Caché privada por SHA-256: Cuando el OCR procesa un derrotero que supera la validación geométrica, TopoTools puede conservar en una caché privada la imagen exacta y el resultado técnico necesario para reconstruirlo y acelerar consultas futuras de imágenes idénticas. La caché se organiza por la huella criptográfica SHA-256 del contenido y no incorpora como identificadores la cuenta, correo, licencia ni equipo del usuario que lo aportó. La coincidencia criptográfica jamás permite a otros usuarios descargar la imagen original. Esta separación no elimina los datos personales que pudiera contener la propia imagen; su conservación y supresión se rigen por la Política de Privacidad.

Protección de la agenda: La agenda se guarda como un archivo JSON y TopoTools no aplica un cifrado adicional a ese archivo. El cifrado DPAPI o Keychain protege las credenciales OAuth, no debe confundirse con el almacenamiento de los contactos. Debes proteger la sesión, los respaldos y el acceso físico al equipo.

Seguridad del servidor: Aplicamos HTTPS, validación de identidad, credenciales revocables, límites de solicitudes y hashes en lugar de determinados secretos reutilizables. Ninguna medida elimina por completo el riesgo.

Intermediarios autorizados: Compartimos únicamente la información necesaria para la función solicitada con Google (autenticación y APIs), ONVO (checkout, cobros y conciliación), proveedores de procesamiento de inteligencia artificial (revisión externa de OCR cuando la modalidad configurada lo requiere), WhatsApp (redirección iniciada por el usuario) y proveedores de alojamiento, red, base de datos y almacenamiento, incluido Vercel cuando corresponda.

Salvaguardas de transferencia: Algunos proveedores pueden procesar información fuera de Costa Rica y aplican sus propias políticas de privacidad. Las transferencias que requieran autorización se sujetan a tu consentimiento informado y a la Ley N.º 8968 y su Reglamento. MendezSoftwagic debe adoptar las medidas y condiciones de seguridad legalmente exigibles según la función del proveedor. Cuando el RGPD resulte aplicable, deberán cumplirse además sus requisitos de transferencia internacional; no se presume una garantía de equivalencia por el solo uso de un proveedor.

Procesamiento de OCR: según la modalidad habilitada, las imágenes pueden procesarse en infraestructura administrada por TopoTools o enviarse, junto con el contexto necesario de la tarea, a un proveedor externo de inteligencia artificial para su revisión. El procesamiento en infraestructura de TopoTools no significa que la imagen permanezca únicamente en la computadora del usuario. Los contactos de Google no forman parte de ese procesamiento.

Retención por proveedores de OCR: cuando se utilice procesamiento externo, se aplicarán las condiciones de conservación del proveedor y los controles de almacenamiento disponibles para la integración. Pueden existir registros de prevención de abuso u otras retenciones aplicables; no se garantiza retención cero.

Otros destinatarios: También puede comunicarse información a autoridades y asesores cuando una norma, orden válida o defensa de derechos lo requiera, dentro de los supuestos permitidos por ley. ONVO procesa directamente los datos del medio de pago; una confirmación suya no sustituye las obligaciones de facturación de TopoTools.

Plazos de conservación: Los bytes de las imágenes temporales se eliminan del trabajo individual de OCR al finalizar. Los resultados y metadatos se conservan normalmente siete días, con un máximo configurable de noventa días. Esto es independiente de la caché privada descrita en esta Política.

Caché privada: La imagen y el resultado técnico pueden conservarse mientras sean útiles para evitar reprocesamientos, hasta su depuración operativa o una solicitud de supresión que corresponda. La imagen puede contener datos personales aunque el registro de caché no incorpore la cuenta del usuario.

Solicitudes documentales y pagos: Los archivos y registros de solicitudes documentales tienen un plazo configurado actualmente de noventa días. Los eventos técnicos procesados de ONVO se depuran normalmente después de noventa días; esto no equivale a borrar los registros contables, de compra o suscripción.

Compras y facturación: Los registros de compra y comprobantes se conservan por cinco años, sin perjuicio de los plazos superiores o supuestos de conservación exigidos por la legislación tributaria, mercantil o una reclamación pendiente.

Cuenta y licencia: actualmente no existe una eliminación automática de la cuenta web. Los registros de cuenta, licencia, uso y referidos se conservan mientras la cuenta esté activa y posteriormente por el tiempo necesario conforme a las obligaciones contractuales y legales aplicables.

Procedimiento de eliminación y supresión: El usuario puede solicitar en cualquier momento la supresión permanente de sus datos y el cierre de su cuenta en los servidores enviando una solicitud a soporte@topo-tools.com. Asimismo, el usuario puede eliminar las credenciales locales mediante la función 'Olvidar Google' en la app y revocar los permisos concedidos desde la configuración de su Cuenta de Google.

Supresión: Eliminaremos o anonimizaremos lo que corresponda, salvo los datos cuya conservación sea legalmente exigible o proceda conforme a una excepción legal. La agenda local no se elimina automáticamente y permanece hasta que borres los contactos. La credencial de Google permanece en el equipo hasta que uses “Olvidar Google”, elimines los datos de la aplicación o deje de ser válida.

Derechos fundamentales: De conformidad con los artículos 4, 5 y 7 de la Ley N.º 8968 y los artículos 12, 18 y 21 del Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP, garantizamos el ejercicio gratuito de tus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO). Toda solicitud de derechos ARCO enviada a info@topo-tools.com será tramitada y resuelta.

Procedimiento y plazo: La solicitud es gratuita. Escribe desde el correo asociado a tu cuenta, indica el derecho que deseas ejercer y un medio para notificaciones. Podemos solicitar información razonable para verificar tu identidad. Atenderemos la solicitud dentro de cinco días hábiles, con el cómputo y los requerimientos de información previstos en los artículos 18 y 19 del Decreto N.º 37554-JP.

Puedes revocar el consentimiento sin efecto retroactivo sobre operaciones lícitas ya realizadas. Si consideras que tu solicitud no fue atendida, puedes acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

Notificación de incidentes en 5 días: De conformidad con el artículo 38 del Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP, en caso de confirmarse un incidente o vulnerabilidad de seguridad que afecte la confidencialidad de tus datos personales, TopoTools notificará a los titulares afectados y a la PRODHAB dentro de un plazo máximo de CINCO (5) DÍAS HÁBILES tras haber tenido conocimiento del hecho, indicando el impacto y las medidas correctivas adoptadas.

Protección a menores: TopoTools está diseñado exclusivamente para mayores de edad con capacidad legal para contratar. No recopilamos conscientemente datos personales de menores de edad. Queda prohibido utilizar la plataforma para fines de publicidad, promoción o mercadeo dirigidos a personas menores de 18 años en Costa Rica, así como a quienes sean considerados menores de edad conforme a la legislación aplicable en otros países.

Si detectas que una persona menor de edad proporcionó datos, contáctanos para revisarlos y eliminarlos cuando corresponda.

Actualizaciones: Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios legales o técnicos. Publicaremos la fecha de versión y comunicaremos cualquier cambio sustancial por un medio razonable. Si un cambio requiere nuevas finalidades, solicitaremos de previo tu consentimiento explícito.

Canales oficiales: Para ejercer derechos ARCO, dudas o consultas de privacidad, comunícate con TopoTools · Privacidad de MendezSoftwagic al correo: info@topo-tools.com, WhatsApp: +506 7200 5586 o sitio web: mendezsoftwagic.dev.

El acceso web solicita únicamente los permisos openid, email y profile. Google confirma tu identidad y entrega el identificador de la cuenta, el nombre y el correo verificado. TopoTools no recibe ni almacena tu contraseña de Google.

Este flujo web no consulta Contactos ni Gmail y no conserva los tokens de acceso o actualización de Google. Creamos una sesión propia mediante una cookie HttpOnly, SameSite=Lax y segura en producción, con una duración máxima de siete días. Los datos temporales utilizados para completar OAuth vencen después de diez minutos.

La conexión opcional de la aplicación desktop es independiente del inicio de sesión web y ocurre directamente entre tu computadora y Google. Al conectarla, la versión actual solicita conjuntamente estos permisos:

• https://www.googleapis.com/auth/contacts.readonly: permite leer nombre visible, teléfonos y correos de tus conexiones para incorporarlos a la agenda local. TopoTools no modifica ni elimina contactos en Google.
• https://www.googleapis.com/auth/gmail.send: permite enviar por Gmail únicamente el destinatario, asunto, cuerpo y archivo adjunto que revises y confirmes dentro de TopoTools. No permite leer tu bandeja de entrada.

La importación es manual y TopoTools no realiza una sincronización periódica en segundo plano. Los contactos importados se guardan solamente en tu computadora y no se cargan al servidor de TopoTools. La sincronización combina los contactos recibidos con la agenda existente: si luego borras un contacto en Google, su copia local no se elimina automáticamente.

Cuando eliges enviar un correo, Google recibe el mensaje necesario para completar esa instrucción. Si eliges WhatsApp, TopoTools abre WhatsApp con el número y el texto seleccionados para que tú completes el envío.

Puedes:

• eliminar contactos individuales o toda la agenda desde la administración de contactos de TopoTools Desktop;
• usar “Olvidar Google” para borrar la credencial OAuth guardada en la computadora;
• revocar completamente el permiso desde Conexiones de tu Cuenta de Google;
• cerrar tu sesión de TopoTools; y
• solicitar acceso, corrección, cierre o eliminación de datos del servidor escribiendo al correo de privacidad.

La revocación no tiene efecto retroactivo sobre operaciones ya completadas. Algunos registros legales, contables o de seguridad podrán conservarse cuando la ley lo permita o exija.

Tu agenda puede contener datos de clientes, colegas u otras personas. Tú controlas esa agenda y eres responsable de contar con consentimiento o una autorización legal aplicable para importar, conservar y utilizar esos datos.

No debes usar TopoTools para enviar comunicaciones ilícitas, engañosas o no solicitadas, ni importar datos sensibles que no sean indispensables. Si una persona te pide corregir o eliminar su información, debes atender la solicitud respecto de la copia que controlas.