Política de
privacidad.

TopoTools es un producto tecnológico operado y atendido bajo la marca MendezSoftwagic. Esta Política describe el tratamiento de información personal en topo-tools.com, el portal, los servicios del servidor y la aplicación TopoTools Desktop.

Se aplica a la información que nos entregas, la que se genera al utilizar el Servicio y la que recibimos de terceros por instrucción tuya, como Google u ONVO. La relación contractual se complementa con nuestros Términos y condiciones.

Cuenta y uso del sitio

• Identidad y perfil: identificador de Google, nombre, correo verificado, empresa cuando la suministres, estado de la cuenta, plan y fechas relacionadas.
• Sesión y seguridad: cookies necesarias, validaciones OAuth, versión de sesión, dirección IP, encabezados técnicos, navegador, eventos de acceso, errores y señales utilizadas para prevenir fraude o abuso.
• Compras y referidos: producto, monto, moneda, método y estado del pago, referencias de ONVO, renovaciones, saldos de asistencias, código de referido y recompensas. No recibimos ni almacenamos el número completo de tarjeta, CVV o contraseña bancaria.
• Licencia y equipo: identificadores de licencia, huella criptográfica del equipo, plataforma, versión de la aplicación, activaciones, credenciales técnicas revocables y confirmaciones de descarga.
• Uso de funciones: solicitudes, identificadores, fechas, consumo, resultados, proveedor de procesamiento, fallos y datos necesarios para aplicar cuotas y conservar la continuidad de una tarea.

Contenido que decides aportar

• Imágenes o páginas para OCR y extracción de tablas.
• Archivos de ejemplo, nombre del documento deseado, descripción, nombre y correo de contacto para solicitudes documentales.
• Mensajes de soporte y respuestas enviadas mediante encuestas externas.
• Nombres, teléfonos y correos de una agenda local, importados desde Google Contactos, archivos VCF/CSV o agregados manualmente.

Utilizamos la información en la medida necesaria para:

• crear, autenticar, proteger y administrar tu cuenta;
• gestionar planes, compras, renovaciones, licencias, equipos y referidos;
• procesar OCR, documentos y las demás funciones que solicites;
• detectar mediante una huella SHA-256 cuándo una imagen idéntica ya fue procesada y reutilizar de forma privada su derrotero para responder más rápido y reducir procesamiento repetido;
• crear una agenda local y facilitar comunicaciones que tú selecciones;
• prestar soporte, diagnosticar fallos y mejorar la seguridad y confiabilidad;
• prevenir fraude, abuso o incumplimientos; y
• cumplir obligaciones legales, contables, tributarias o de defensa de derechos.

Según la operación, el fundamento es tu consentimiento —especialmente para conexiones opcionales como Google—, la ejecución del Servicio que pediste, el cumplimiento de una obligación legal o la protección legítima de la seguridad y los derechos de TopoTools y sus usuarios.

No vendemos información personal ni contactos. Tampoco utilizamos los contactos para publicidad, perfiles comerciales, decisiones crediticias o entrenamiento de modelos generales de inteligencia artificial.

El acceso web solicita únicamente los permisos openid, email y profile. Google confirma tu identidad y entrega el identificador de la cuenta, el nombre y el correo verificado. TopoTools no recibe ni almacena tu contraseña de Google.

Este flujo web no consulta Contactos ni Gmail y no conserva los tokens de acceso o actualización de Google. Creamos una sesión propia mediante una cookie HttpOnly, SameSite=Lax y segura en producción, con una duración máxima de siete días. Los datos temporales utilizados para completar OAuth vencen después de diez minutos.

La conexión opcional de la aplicación desktop es independiente del inicio de sesión web y ocurre directamente entre tu computadora y Google. Al conectarla, la versión actual solicita conjuntamente estos permisos:

• https://www.googleapis.com/auth/contacts.readonly: permite leer nombre visible, teléfonos y correos de tus conexiones para incorporarlos a la agenda local. TopoTools no modifica ni elimina contactos en Google.
• https://www.googleapis.com/auth/gmail.send: permite enviar por Gmail únicamente el destinatario, asunto, cuerpo y archivo adjunto que revises y confirmes dentro de TopoTools. No permite leer tu bandeja de entrada.

La importación es manual y TopoTools no realiza una sincronización periódica en segundo plano. Los contactos importados se guardan solamente en tu computadora y no se cargan al servidor de TopoTools. La sincronización combina los contactos recibidos con la agenda existente: si luego borras un contacto en Google, su copia local no se elimina automáticamente.

Cuando eliges enviar un correo, Google recibe el mensaje necesario para completar esa instrucción. Si eliges WhatsApp, TopoTools abre WhatsApp con el número y el texto seleccionados para que tú completes el envío.

Los datos de Google se utilizan exclusivamente para las funciones visibles de autenticación, agenda local y envío por Gmail que solicites. En particular:

• no se venden ni se entregan a corredores de datos;
• no se usan para publicidad, retargeting o perfiles crediticios;
• no se usan para entrenar modelos generales de inteligencia artificial;
• no se exponen a otros usuarios; y
• ninguna persona los revisa, salvo con tu autorización afirmativa para atender un caso específico, por seguridad o por una obligación legal.

La información de cuenta, licencias, compras y operaciones del servidor se conserva en la infraestructura de TopoTools. Aplicamos HTTPS, validación de identidad, credenciales revocables, límites de solicitudes y hashes en lugar de determinados secretos reutilizables.

Cuando el OCR identifica y lee un derrotero que supera la validación geométrica —incluido un error de cierre menor a cincuenta centímetros cuando ese cálculo corresponde—, TopoTools puede conservar en una caché privada la imagen exacta y el resultado técnico necesario para reconstruirlo. La caché se organiza por una huella SHA-256 del contenido y no incluye el correo, la cuenta, la licencia ni el identificador del equipo que aportó la imagen. Una coincidencia nunca permite a otro usuario descargar la imagen almacenada.

En Windows, la autorización de Google de la aplicación desktop se protege mediante DPAPI, ligada a tu cuenta del sistema; en macOS se almacena en Keychain. Esas credenciales no se cargan al servidor de TopoTools.

La agenda se conserva como un archivo JSON dentro del directorio privado de datos de la aplicación en tu perfil del sistema operativo. TopoTools no aplica actualmente un cifrado adicional a ese archivo. Debes proteger la sesión, los respaldos y el acceso físico a tu computadora.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Si detectamos un incidente que afecte información personal, investigaremos, limitaremos su impacto y efectuaremos las comunicaciones exigidas por la legislación aplicable.

Compartimos únicamente la información razonablemente necesaria para prestar una función solicitada, proteger el Servicio o cumplir la ley. Los destinatarios pueden incluir:

• Google: autenticación, People API, Gmail API y formularios externos que decidas completar.
• ONVO: creación o asociación del cliente, checkout, cobros, suscripciones, confirmaciones y conciliación. ONVO procesa directamente los datos del medio de pago.
• OpenAI: cuando la modalidad configurada requiere una revisión externa de OCR, se envían la imagen y el contexto de esa tarea mediante su API. La solicitud se configura con almacenamiento desactivado (store: false). Los contactos de Google no forman parte de ese procesamiento.
• WhatsApp: recibe el número y mensaje solo cuando decides abrir esa aplicación o su sitio para comunicarte.
• Infraestructura: proveedores de alojamiento, red, base de datos y almacenamiento, incluido Vercel para la entrega del sitio cuando corresponda.
• Autoridades y asesores: cuando una norma, orden válida o defensa de derechos lo requiera.

Algunos proveedores pueden procesar información fuera de Costa Rica y aplican sus propias políticas de privacidad. Evaluamos cada integración según su función y procuramos limitar los datos transferidos.

• Agenda local: permanece en tu computadora hasta que elimines un contacto o borres toda la agenda. No tiene eliminación automática.
• Credencial Google desktop: permanece protegida en el equipo hasta que uses “Olvidar Google”, elimines los datos de la aplicación o la credencial deje de ser válida.
• OCR: los bytes de la imagen se eliminan del trabajo individual cuando termina. Los resultados y metadatos de esos trabajos se conservan normalmente siete días; la configuración nunca permite más de noventa días. Separadamente, una imagen que contenga un derrotero legible y su resultado técnico pueden permanecer en la caché privada mientras resulten útiles para evitar reprocesamientos, hasta su depuración operativa o una solicitud de supresión que corresponda.
• Solicitudes documentales: el archivo y su registro se conservan durante el plazo configurado, actualmente noventa días, para atender la solicitud.
• Eventos técnicos de pago: los eventos procesados de ONVO se depuran normalmente después de noventa días. Los registros contables, de compra, suscripción y conciliación pueden conservarse por más tiempo.
• Cuenta, licencia, compras, uso y referidos: actualmente no existe una eliminación automática de la cuenta web. Conservamos estos registros mientras la cuenta esté activa y posteriormente durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones contractuales, contables, tributarias, de seguridad o de defensa de reclamaciones.

Cuando solicites supresión, eliminaremos o anonimizaremos lo que corresponda, salvo la información que debamos conservar o que sea necesaria para acreditar una transacción, prevenir fraude, resolver una controversia o cumplir la ley.

Puedes:

• eliminar contactos individuales o toda la agenda desde la administración de contactos de TopoTools Desktop;
• usar “Olvidar Google” para borrar la credencial OAuth guardada en la computadora;
• revocar completamente el permiso desde Conexiones de tu Cuenta de Google;
• cerrar tu sesión de TopoTools; y
• solicitar acceso, corrección, cierre o eliminación de datos del servidor escribiendo al correo de privacidad.

La revocación no tiene efecto retroactivo sobre operaciones ya completadas. Algunos registros legales, contables o de seguridad podrán conservarse cuando la ley lo permita o exija.

Tu agenda puede contener datos de clientes, colegas u otras personas. Tú controlas esa agenda y eres responsable de contar con consentimiento, una relación u otro fundamento legítimo para importar, conservar y utilizar esos datos.

No debes usar TopoTools para enviar comunicaciones ilícitas, engañosas o no solicitadas, ni importar datos sensibles que no sean indispensables. Si una persona te pide corregir o eliminar su información, debes atender la solicitud respecto de la copia que controlas.

Conforme a la Ley N.º 8968 de Costa Rica, puedes solicitar acceso a tus datos, conocer su finalidad y uso, pedir su actualización, rectificación o supresión y decidir sobre su cesión. También puedes revocar el consentimiento, sin afectar el tratamiento lícito ya realizado.

La solicitud es gratuita. Escríbenos desde el correo asociado a tu cuenta e indica con claridad el derecho que deseas ejercer. Podemos pedir información razonable para verificar tu identidad y evitar entregar o eliminar datos de otra persona. Atenderemos la solicitud dentro del plazo legal aplicable, que para estos derechos es de cinco días hábiles desde que contemos con la información necesaria.

Si consideras que tu solicitud no fue atendida, puedes acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

TopoTools está dirigido a profesionales, empresas y personas con capacidad para contratar; no se diseña para recopilar deliberadamente información de personas menores de edad. Si detectas que un menor nos proporcionó datos sin intervención de su representante, contáctanos para revisarlos y eliminarlos cuando corresponda.

Podemos actualizar esta Política cuando cambien TopoTools, sus proveedores o la normativa aplicable. Publicaremos la fecha de la versión vigente y comunicaremos por un medio razonable cualquier cambio material.

Si un cambio introduce una nueva finalidad o un uso adicional de información obtenida desde Google, presentaremos la divulgación correspondiente y solicitaremos el consentimiento requerido antes de aplicarlo.

Para ejercer derechos, pedir cierre de cuenta o hacer una consulta de privacidad, utiliza estos canales: